Urbi@Orbi - Quais são as funções específicas do director dos Serviços Académicos?
Melo Gonçalves - O director dos Serviços Académicos tem um papel um pouco ingrato. No fundo, tem de se relacionar dentro dos próprios serviços, com todos os alunos e também docentes. Mas é um desafio aliciante. Depois é toda a parte de atribuições em termos de serviço, desde o sector de programas de docentes, o sector de registos académicos, de actos académicos, e o sector de informações, matrículas e certificação. No âmbito deste último sector, há toda a parte de relacionamento directo com os alunos. O sector de registos académicos tem a ver com o registo de classificações e estatísticas referentes aos alunos. O sector de programas académicos é onde se conjuga toda uma série de atribuições de preparação de todas as actividades académicas.

U@O - Os serviços têm uma área bastante abrangente de funções, umas mais visíveis do que outras. Uma das mais visíveis é o sector de informações, inscrições e matrículas, mais ligada aos alunos. Se calhar é também uma das mais polémicas, o que talvez leve a que, junto dos alunos, não tenha uma muito boa imagem. Esse facto incomoda-o?
M.G.- O problema é que nós somos apenas o veículo que faz cumprir as diferentes regras instituídas. Obviamente que as pessoas chegam e dizem: “Eu quero isto, eu quero aquilo”, e nós limitamo-nos a informar que, de acordo com os procedimentos, isso não é possível, porque não nos compete a nós a decisão. E talvez por dizermos muitas vezes não àquilo que as pessoas querem, face às regras da instituição, é que acontece essa situação ingrata.

U@O - Quanto à burocracia, que é também uma das muitas queixas que existem em relação aos Serviços Académicos, como vê esta questão?
M.G.- Eu não sei se há assim tanta burocracia. Neste momento, um aluno comum vai uma vez por ano aos serviços. Eu espero que, dentro em breve, em todo o seu curso, vá apenas uma vez aos serviços. Isso passará por uma maior utilização dos académicos on-line.

U@O - Como é que os serviços on-line estão a funcionar neste momento? Existe algum plano para os melhorar?
M.G.- Obviamente que temos de estar numa perspectiva de melhoria contínua. Neste momento prestam serviços relevantes a toda a comunidade, a alunos e docentes. Os alunos têm on-line toda a informação a seu respeito no âmbito da sua actividade académica.

U@O - Relativamente à inscrição para exames e matrículas on-line isso...
M.G.- Está para muito breve. Em relação às inscrições para exames, não sei se as que se seguem já poderão ser feitas assim, mas as próximas serão de certeza. No que diz respeito às matrículas, em princípio, e dado que a nova plataforma está a ser concluída, as seguintes, 2004/05 já poderão ser feitas on-line.
Por outro lado, os alunos, no âmbito do site, têm acesso aos critérios de avaliação, ao apoio didáctico-pedagógico, que os docentes disponibilizam.
Somos das poucas instituições que tem disponível para a comunidade toda a sua lista de finalistas e todos os seus diplomados. Diplomados e finalistas para os quais disponibilizamos um outro serviço, que é uma bolsa de emprego ou estágio que se recomenda que aproveitem. Neste momento, há lá ofertas de emprego para empresas da região no domínio informático.

U@O - Nos Serviços Académicos da UBI, as taxas cobradas para inscrições em exames e pedidos de vária ordem são das mais altas do País, relativamente a outras instituições públicas. É uma necessidade cobrar estes valores?
M.G.- Esses assuntos têm sido ciclicamente debatidos no órgão próprio, o Senado, e conclui-se que a instituição não pratica os valores mais altos relativamente às outras instituições. Nós vemos instituições que até já praticam valores mais altos que a nossa. Neste momento, em termos de requerimentos, a maior parte das instituições tem instituída uma taxa.
No que diz respeito às épocas de recurso, questiona-se se, com a Declaração de Bolonha, se elas continuarão a ser necessárias face ao tipo de avaliação que é feita, como são feitos os créditos e a acumulação de créditos. Pode-se chegar à conclusão que deixam de ser necessárias. Depende muito da discussão que neste momento está em curso na instituição, relativamente ao processo de Bolonha.
Se deixarem de existir as épocas de recurso, deixa de ser feita qualquer cobrança.

U@O - E nos outros sectores dos Serviços Académicos, está prevista alguma alteração em relação ao que existe actualmente?
M.G.- Em princípio, haverá uma revolução com a nova plataforma informática, que eu espero que entre em funcionamento em breve, porque agora o atendimento dos alunos é feito sem que o funcionário possa fazer grandes operações em termos informáticos ou tenha acesso ao processo do aluno.
Muitas das vezes isto é tudo feito na retaguarda. Nomeadamente nesta época de requerimento de exames que atravessamos. O objectivo é que essa inscrição possa, no futuro, ser feita on-line e que, para os alunos que vierem ao balcão, o processo possa ser acedido de imediato pelo funcionário.

U@O - Quanto ao habitual “engarrafamento humano” que acontece por altura das matrículas e também durante as inscrições para os exames, prevê-se que com esse novo sistema diminua?
M.G.- Se as pessoas utilizarem o on-line, diminui com certeza.

U@O - E caso não utilizem o on-line?
M.G.- Está também prevista a instalação de um sistema de gestão do tempo de espera. É um sistema idêntico ao que já existe noutras instituições, onde nos dão um tempo médio de espera.

U@O - O espaço físico dos serviços académicos é suficiente para abarcar tudo o que é necessário?
M.G.- Para já sim, embora seja precisa uma sala, mais para formação e reuniões, o que julgo que a curto prazo se irá concretizar.

U@O - Ainda no que toca a um dos sectores mais falados dos serviços que é o de inscrições, informações e matrículas, é comum ouvir os alunos dizerem que os funcionários dão informações dúbias ou mesmo erradas. Como se podem resolver estes problemas, será através da informatização?
M.G.- Neste momento quem recebe os impressos de época de recurso ou época especial ao balcão, recebe apenas o papel, não tem acesso ao processo do aluno. Não existe interacção com o sistema de forma a poder dizer logo ao aluno que a sua inscrição está aceite, por exemplo.

U@O - Então o sistema não funciona muito bem, ou o sistema ideal ainda não existe...
M.G.- O sistema ideal não existe. Este sistema já funciona assim há quase 25 anos. Desde 1980 ou 81 que temos este sistema. Por isso é que está em curso a instalação de uma nova plataforma muito mais versátil que vai proporcionar a quem presta as informações o acesso aos processos, estar com a informação à frente.

U@O - Havendo bastantes alunos estrangeiros na Universidade através do programa Erasmus, justifica-se que não haja um funcionário nos Serviços Académicos que fale inglês?
M.G.- Há quem fale fluentemente francês e também entenda e fale alguma coisa de inglês. Depende dos funcionários. Depende de quem atende. Mas no serviço existe quem tenha conhecimentos de inglês.

U@O - Como é que gostaria de ver os Serviços Académicos a médio prazo?
M.G.- Aquilo que eu desejaria para os Serviços Académicos era que no âmbito dos vários sectores tudo estivesse integrado numa mesma plataforma, que é o que deverá acontecer dentro em breve. E que, os utentes, os alunos e a comunidade em geral sejam os primeiros a beneficiar dessa ligação em rede, para que o serviço prestado seja feito com muito maior rapidez e qualidade.